Birkenes kommune

Kort om siden

På denne siden blir det gitt informasjon som er særlig relevant for kommunens folkevalgte, blant annet om visse saksbehandlingsregler og om folkevalgtes økonomiske rettigheter. Dette er temaer kommunens folkevalgte ofte spør om.

Om folkevalgt sender spørsmål på epost om forhold det informeres om på denne siden, vil sekretær for eller leder av det folkevalgte organet som regel lenke til denne siden i svaret. Om folkevalgt ringer og spør om forhold omtalt på denne siden, vil sekretær/leder i svaret ta utgangspunkt informasjonen på siden.

For en mer systematisk gjennomgang av saksbehandlingsregler og andre regelverk som gjelder for folkevalgte og folkevalgte organer viser kommunen til

kommuneloven, særlig kapittel 11, med forarbeider, særlig relevant:
- Prop. 46 L (2017-2018)
- og Prop. 60 L (2022-2023)
departementets veileder om saksbehandling i folkevalgte organer
kommunens saksbehandlingsreglement og delegeringsreglement, og øvrige lokale og nasjonale regelverk

Hvordan kan folkevalgte stille spørsmål?

Alle møtende medlemmer/varamedlemmer av et folkevalgt organ kan stille spørsmål til organets leder i møtet, også om saker som ikke står på sakslisten (kommuneloven § 11-2 siste ledd). Kommunestyret i Birkenes har gitt praktiske regler for dette i del 5 av saksbehandlingsreglementet der det fremgår at et møtende medlem/varamedlem har følgende muligheter:

1. Muntlig spørsmål i sak på sakslisten som blir besvart muntlig i møte. Svar blir ikke protokollert. Medlemmet kan sende spørsmålet på epost til møteleder og kommunedirektør i forkant av møtet. Medlemmet opplyser i så fall om dette når medlemmet stiller spørsmålet i møtet. Eposten blir ikke ført på postlisten.

2. Skriftlig spørsmål i sak på sakslisten til møteleder og kommunedirektør som blir besvart skriftlig til alle organets medlemmer om mulig før møtet, og ført på postlisten. Gjelder mer kompliserte og omfattende spørsmål som først og fremt er aktuelt ved budsjettbehandling.

3. Muntlig spørsmål som ikke gjelder sak på sakslisten («Eventuelt»). Det er lokal praksis for minimum å protokollere spørsmålets tema. Medlemmet kan sende spørsmålet på epost til møteleder og kommunedirektør i forkant av møtet. Medlemmet opplyser i så fall om dette i møtet. Eposten blir ikke ført på postlisten.

4. Skriftlig spørsmål som ikke gjelder sak på sakslisten (interpellasjon). Medlemmet sender interpellasjonen på epost til postmottak@birkenes.kommune.no og til møteleder senest innen kl. 12 fem virkedager før møtet (møtedag inkludert). Interpellasjonen blir ført på postlisten og på sakslisten. Svaret blir lest i møtet og lagt som vedlegg til saken i møteoversikt/portal.

Folkevalgte har ikke adgang til å sende epost til kommunedirektøren med spørsmål om saker som ikke står på sakslisten og be om å få spørsmålet besvart i epost. Grunnen til dette er at Stortinget har bestemt at folkevalgte organer skal behandle saker og treffe vedtak i møter (møteprinsippet, nedfelt i kommuneloven § 11-2 første ledd). (Punkt 2 over er en snever unntaksadgang som kun skal benyttes i særlige tilfeller.)

Kommunen har imidlertid plikt til på forespørsel å gi veiledning innenfor de saksområder kommunen har ansvar for (forvaltningsloven § 11, ny forvaltningslov §§ 14 og 15 (ikke tredd i kraft)). Alle mennesker, også folkevalgte, har rett til å be om slik veiledning. Folkevalgte med kommunal epost skal bruke annen epost enn denne om de ber om slik veiledning og bør ikke «undertegne» eposten med partitilhørighet eller verv.

Folkevalgte retter spørsmål som gjelder folkevalgtes rettigheter og plikter til det aktuelle organets sekretær. Spørsmål om møteorden og andre formaliteter kan rettes til organets sekretær eller organets leder. Spørsmål som nevnt rettes muntlig eller på epost. Spørsmål sendt på epost blir ikke ført på postlisten.

Hvordan kan folkevalgte få opp sak i et møte?

Lederen av et folkevalgt organ setter opp saksliste for hvert enkelt møte (kommuneloven § 11-3 første ledd første punktum). Kommunedirektøren skal påse at saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet. Utredningen skal gi et faktisk og rettslig grunnlag for å treffe vedtak (kommuneloven § 13-1 tredje ledd).

Folkevalgte kan selvfølgelig ta kontakt med organets leder utenom møtene og foreslå at sak blir satt på sakslisten. Medlem kan også i et møte fremme forslag om å be organets leder sette sak på sakslisten til neste møte. Om forslaget får flertall er ikke lederen bundet til å sette saken på sakslisten. Om medlem isteden fremmer forslag om at sak skal bli satt på sakslisten, og forslaget får flertall, vil leder være bundet til å sette saken på sakslisten til et fremtidig møte.

Utover det som er nevnt, har et medlem følgende muligheter til å få sak reist i et møte:

1. Møtende medlem/varamedlem kan reise sak muntlig direkte "over bordet" i møtet, gjerne under Eventuelt. Møteleder eller minst 1/3 av de møtende medlemmene kan imidlertid motsette seg votering over sakens innhold (kommuneloven § 11-3 siste ledd første punktum). De kan likevel ikke forhindre at saken blir reist og debattert, eller at det blir votert over sakens videre behandling (saksbehandlingsveilederen punkt 3.3, side 23, der det blir vist til lovens forarbeider).

Blir det reist sak på denne måten, uten saksutredning fra kommunedirektøren, må kommunedirektøren så langt det lar seg gjøre passe på, før organet eventuelt voterer i saken, å opplyse organet muntlig om eventuelle problematiske eller uklare sider ved saken.

2. 1/3 av organets medlemmer kan kreve sak satt på sakslisten (kommuneloven § 11-3 første ledd siste punktum).

Kravet sendes på epost til møteleder og møtesekretær før innkallingen til møtet blir sendt. Varamedlemmer kan neppe være med å fremme slikt krav siden eventuell innkalling først skjer etter møteinnkalling er sendt.

Kommunedirektøren vil utrede saken på vanlig måte. Merk at om saksdokumenter i en sak ikke blir sendt ut sammen med innkallingen, kan møteleder eller 1/3 av organets medlemmer motsette seg votering når saken blir behandlet i møtet (kommuneloven § 11-3 siste ledd siste punktum). Om folkevalgte ønsker sak til et bestemt møte er det derfor å anbefale at kravet blir sendt minst to uker før innkalling slik at saksdokumentene kan bli sendt samtidig med denne. Ta gjerne en telefon til organets sekretær for å spørre om frister før kravet blir sendt.

3. 1/3 av organets faste medlemmer (ikke varamedlemmer) kan kreve ekstramøte med bestemt sak på sakslisten (kommuneloven § 11-2 andre ledd bokstav c, § 11-3 første ledd siste punktum, saksbehandlingsveilederen punkt 2.2.1, side 9 øverst). Dette vil først og fremst være aktuelt når innkalling til et møte allerede er sendt og medlemmer mener en sak ikke kan vente til neste ordinære møte.

Kravet sendes på epost til møteleder og møtesekretær.

Merk at også innkalling til et ekstramøte må sendes «med rimelig varsel», jf. kommuneloven § 11-3 første ledd andre punktum. De som krever møte kan altså sjelden kreve at møtet holdes «med en gang» (saksbehandlingsveilederen punkt 2.2.1, side 9 øverst).

Merk også at etter vanlig forståelse kan organets leder ettersende saker i tilleggsinnkalling til et møte, altså uten at det må kalles inn til ekstramøte (saksbehandlingsveilederen punkt 2.6.1, side 17 øverst). Også eventuelle tilleggsinnkallinger må sendes med rimelig varsel. De vanlige reglene for adgang til å motsette seg votering i saker gjelder (kommuneloven § 11-3 siste ledd).

Habilitet

Å være inhabil betyr at du som et utgangspunkt ikke kan medvirke til eller ta avgjørelse i en sak, fordi du har en tilknytning til saken som rammes av lovregler om habilitet. Å være inhabil er ikke isolert sett utrykk for at noe er kritikkverdig, men forvaltningen er bundet av regler som blant annet skal bidra til likebehandling, og som innebærer at inhabile ikke skal delta i behandling av saker. Det er med andre ord et saksbehandlingskrav at de som deltar i behandling av saker er habile (saksbehandlingsveilederen punkt 6.1, s. 50).

Formålet med habilitetsreglene er å sikre at avgjørelser er korrekte, opprettholde tilliten til dem som fatter avgjørelsene og beskytte beslutningstakerne mot at det sås tvil om deres troverdighet.

Spørsmål om folkevalgtes habilitet avgjøres etter reglene i kommuneloven § 11-10 og forvaltningsloven kapittel II. Et medlem skal i god tid melde ifra om forhold som gjør eller kan gjøre medlemmet inhabilt (forvaltningsloven (fvl.) § 8 tredje ledd).

Se nærmere om ulike grunnlag som kan føre til at en folkevalgt blir inhabil i saksbehandlingsveilederen punkt 6.2, fra s. 51.

Den folkevalgte skal selv gi melding om mulig inhabilitet muntlig eller på epost til møteleder eller organets sekretær. Sekretær bør kalle inn varamedlem til å møte og delta ved habilitetsbehandlingen dersom det kan gjøres uten vesentlig tidsspille eller kostnad (fvl. § 8 siste ledd siste punktum).

Om det er tid kan kommunedirektøren sende en skriftlig vurdering av habilitetsspørsmålet til organets medlemmer, samt til saksbehandler i den aktuelle saken (kommuneloven § 13-1 tredje ledd).

Habilitetsspørsmål avgjøres av det folkevalgte organet i møte før realitetsbehandlingen av saken starter.

Se nærmere om møteorden ved habilitetsspørsmål i saksbehandlingsreglementet §§ 25 og 26.

Uttreden av folkevalgt organ og fritak for verv

En folkevalgt som ikke lenger er valgbar til et folkevalgt organ, trer endelig ut av organet (kommuneloven § 7-9 første ledd første punktum, § 7-2). En folkevalgte er ikke lenger valgbar om han/hun

ikke lenger står innført i folkeregisteret som bosatt i kommunen. Når adressen i folkeregisteret er endret til annen kommune, trer den folkevalgte automatisk ut av organet.
har fått en stilling som utelukker fra valg (kommuneloven § 7-3, valgloven § 3-3 andre ledd)

En folkevalgt som planlegger å flytte til annen kommune eller begynne i visse jobber, må gi beskjed om dette til organets sekretær, helst i god tid før han/hun ikke lenger er valgbar. Sekretæren gir den folkevalgte nødvendig veiledning, og sørger for at det blir gitt melding til den folkevalgtes partigruppe og til det aktuelle folkevalgte organet.

Hvis en folkevalgt ikke kan ivareta vervet sitt uten at det fører til vesentlig ulempe for han eller henne, kan kommunestyret etter søknad frita den folkevalgte for vervet midlertidig eller for resten av valgperioden (kommuneloven § 7-9 andre ledd). Når søknaden vurderes, skal det legges vekt på om grunnlaget for søknaden var kjent på det tidspunktet da den folkevalgte samtykket i å bli valgt. Den som ikke har nådd stemmerettsalderen, det vil si ikke har fylt 18 år eller ikke fyller 18 år innen utgangen av et valgår, har krav på fritak hvis han eller hun søker om det.

Departementet skriver følgende om hva som regnes som «vesentlig ulempe» (punkt 8.2, s. 38 øverst):

Vesentleg ulempe for den folkevalde vil typisk vere den folkevalde si helsetilstand, arbeidsforhold, familieforhold eller andre velferdsgrunnar. Ulempa må som utgangspunkt gjelde den folkevalde sjølv, og det skal normalt ikkje vere fritaksgrunn at for eksempel arbeidsgivaren ikkje er nøgd med at han eller ho er borte for å delta i møte i folkevalde organ. Det skal ikkje vere kurant å gje fritak frå eit folkevald verv. Lova krev at ulempa med å fortsette i vervet skal vere vesentleg.

Gjelder fritaksgrunnen helsemessige forhold er det normalt et krav at den folkevalgte vedlegger søknaden attest fra lege. Den folkevalgte sender søknad til kommunen ved å logge inn i eDialog (Birkenes kommune) og laste opp legeattesten der (scannet eller bilde), eller leverer søknaden og attesten på papir til organets sekretær. Gjelder andre fritaksgrunner enn helsemessige forhold, og som ikke er underlagt taushetsplikt, kan fritakssøknad sendes på epost til sekretær.

Kommunestyret behandler fritakssøknaden som en sak i neste møte. En eventuell legeerklæring vil ikke bli lagt frem for kommunestyret av hensyn til vern om den personlige integriteten (Grunnloven § 102 og Den europeiske menneskerettskonvensjon artikkel 8). Kommunestyret vil informeres om at legeerklæring er lagt frem for sekretæren, men vil ikke få se denne.

Det er gitt regler for opprykk, nyvalg og suppleringsvalg i kommuneloven § 7-10. Regler for valg av settemedlemmer følger av kommuneloven § 7-11. Se også departementets valgveileder punkt 8 og 9.