Her reiser byggesaksarkivet til Trondheim

Innhold

Forleden ble 20 hyllemeter med byggesaksmapper pakka ned. Torsdag ble mappene lasta på bil og kjørt til Trondheim for digitalisering.

FERDIG PAKKA: Kjersti Børseth er ferdig med første etappe, nå overtar Postnord stafettpinnen og bringer kartongene med byggesaks mapper til Trondheim, før Geomatikk tar over igjen og sørger for at de gamle byggesakspapirene blir skanna og gjort digitalt tilgjengelige for saksbehandlere og andre. (FOTO: Hildegunn Lia Tang)

– Vi skal skanne alt sammen så det blir tilgjengelig digitalt. Da kan en bare sitte på pc’en og søke opp det en leter etter. Det er ingen begrensninger på hvor mange som er inne i mappa. Du trenger ikke legge den på plass etterpå heller, for den ligger jo der, forklarer Kjersti Børseth, avdelingsleder for digitaliseringssenteret i Geomatikk ikt, trondheimsfirmaet som har fått oppdraget.

Store arkivskap

Fram til nå har storparten av det eldre byggesaksarkivet – byggetillatelser, byggetegninger, situasjonskart, ferdigattester osv. – i Birkenes kommune vært oppbevart i pappfoldere sortert etter gårds- og bruksnummer i store tunge arkivskap i kjelleren på kommunehuset. En del mapper har også stått i arkivbokser på bortsettingsarkivet i 2. etasje. Nå skal de cirka 20 hyllemeterne med byggesaksmapper fra perioden 1960-2005 skannes og digitaliseres.

IKKE TILFELDIG: Systematisk pakking gjør skanne- og digitaliseringsjobben enklere. Avdelingsleder Kjersti Børseth i Geomatikk ikts digitaliseringsavdeling fløy ned fra Trondheim for å gjøre jobben sjøl.

Hvorfor?

– Et viktig poeng med digitalisering av byggesaksarkivet er at det er et arkiv som er av interesse for veldig mange, både internt i kommunen, men også for innbyggere og eiendomsmeglere for eksempel. Det er mye enklere å kunne slå det opp digitalt enn å måtte gå ned i byggesaksarkivet i kjelleren og lete i arkivskapene, påpeker Hildegunn Lia Tang, fagansvarlig for dokumentsenteret i Birkenes kommune og arkivet i Lillesand kommune.

Omfattende arbeid

Lia Tang forteller at det lenge har vært et ønske om å få digitalisert byggesaksarkivet. Det er også gjort forsøk på å engasjere egne medarbeidere til å gjøre jobben.

– Men det er såpass omfattende at det var nødvendig å lage et prosjekt av det med anbud, forklarer Lia Tang. At arbeidet starter nå kan kommunen takke fagleder på geodata Steinar Aas for.

– Han har stått i bresjen for prosjektet. Uten Steinar hadde det ikke blitt noe, fastslår arkivlederen.

Prosjektgruppe

Aas har også sittet i prosjektgruppa sammen med Lia Tang, geodatakollega Terje Elseth og arkivmedarbeider Siri Lima Flakk. At de gamle byggesaksmappene nå endelig gjøres lettere tilgjengelige, henger også sammen med at Norkart har lansert en ny løsning for levering av eiendomsinformasjon til blant annet meglerbransjen, en tjeneste kommunene leverer og tjener penger på.

Tilgjengelige i skanneperioden

Kjersti Børseth og hennes kolleger i Geomatikk ikt gyver løs på skannejobben etter sommerferien og regner med å være ferdige før jul. Det betyr ikke at viktige byggesaksdokumenter blir utilgjengelige i mange måneder framover.

– Nå skal vi først se på prosedyrer og forberedelser så resultatet blir bra. Og mens vi skanner, kan Siri og de på servicetorvet bare sitte på pc’en og bestille dokumentene, så dere vil ha tilgang til alt mens vi jobber med å skanne, forsikrer avdelingslederen og legger til at det vil være mulig å få tilgang til dokumenter allerede fra og med tirsdag 7. juni, når byggesaksmappene er på plass i Geomatikks lokaler i Trondheim.

DIGITALISERINGSGLEDE: Fagleder Hildegunn Lia Tang (midten) og arkivmedarbeider Siri Lima Flakk (t.h.) har sett fram til dagen da Kjersti Børseth (t.v.) fra Geomatikk ikt skulle komme og hente de gamle byggesaksarkivene.

Stor entusiasme = godt resultat

Børseth benytter sjansen til å berømme entusiasmen fra oppmålingsavdelingen ved Steinar Aas.

– Kjempebra at det er noen som er opptatt av dette, det merker vi veldig godt. Når vi kommer til arbeidsplasser hvor det er stort engasjement, så blir resultatet også kjempebra.

Når skannejobben er gjort, vil Geomatikk pakke ned mappene og sende dem til Kuben for oppbevaring.

– Det er det beste, smiler arkivmedarbeider Siri Lima Flakk.

Servicetorv og byggesak

Lima Flakk gleder seg for øvrig stort – på både egne og andres vegne – over at det gamle byggesaksarkivet endelig blir digitalt.

– Dette har jeg sett fram til lenge! Men jeg tror nok at det er de i servicetorvet og på byggesk som kommer til å ha mest glede av det. Det er de som kommer til å merke den store forskjellen; alt ligger digitalt, er søkbart og ligger på gårds- og bruksnummer, påpeker arkivmedarbeideren.

– Og så få vi frigjort plass i bortsettingsarkivet, og i tilfluktsrommet, og dét er jo bra i disse tider, smiler hun.