Arkivplan – nyttig og nødvendig

Innhold

– Alle kommuner er pålagt ved lov å ha en arkivplan. Men den skal også være nyttig, sier fagansvarlig ved dokumentsenteret i Birkenes kommune, Hildegunn Lia Tang.

Arkivplan Hildegunn

BILDET: – Sånn ser den ut, sier fagansvarlig ved dokumentsenteret i Birkenes kommune, Hildegunn Lia Tang, og viser åpningssiden til den elektroniske arkivplanen.

Siden januar har hun brukt mye av sin arbeidstid på å snekre sammen det lovpålagte planverket.

Det er blitt et omfattende elektronisk oppslagsverk der de ansatte kan finne informasjon om hvem som har ansvar for og fullmakt til hva i arkivsammenheng, i tillegg til svar på spørsmål om rutiner for saksbehandling og dokumenthåndtering. I midten av oktober ble planen godkjent av Rådmannens ledergruppe.

Alt på ett sted

Formålet med arkivplanen er å kvalitetssikre arkiv- og dokumentforvaltningen i Birkenes kommune, samtidig som planen skal sikre at kommunen ivaretar sitt arkivansvar etter Arkivloven. Det er imidlertid også meningen at den skal brukes aktivt av så vel saksbehandlere som ledere i kommunen.

– I arbeidet med arkivplanen har vi blant annet gjennomgått og samkjørt rutiner. Nå er all informasjon om arkivansvar og rutiner for dokumenthåndtering samlet på ett sted, framholder Lia Tang. I kapittelet som er viet rutiner, finnes rutiner for saksbehandlere, rutiner for behandling av arkivverdige dokumenter og noe så hverdagslig som rutiner for håndtering av innkommende og utgående post, for å nevne noe.

Eget kapittel om innsyn

– Kan arkivplanen være interessant for publikum?

– Ja, vi har for eksempel et eget kapittel som beskriver rutiner for innsyn i dokumenter. Her kan man finne informasjon om hvilke dokumenter som publiseres på postlista og hva som er unntatt offentlighet og hvorfor. Det ligger også en link til Arkivportalen, der du kan finne en oversikt over eldre arkivmateriale fra Birkenes kommune som er avlevert til fylkesarkivet i Arendal, opplyser den fagansvarlige.

– Arkivplanen ligger tilgjengelig på nettet og kan leses av alle, påpeker Hildegunn Lia Tang.

Se lenke til arkivplanen under.

Arkivplan for Birkenes kommune

Informasjon om arkivplan på hjemmesiden til Aust-Agder museum og arkiv (Kuben):

Aust-Agder museum og arkiv